Case History – Unicredit/Matchwin

Il nostro cliente è una delle più importanti banche  taliane e tra le più attive sui mercati esteri con oltre 10.000 filiali in 22 paesi, 27 uffici di rappresentanza e oltre 162.000 dipendenti. La banca offre alla clientela corporate un servizio di incasso e riconciliazione "per conto" , oggi utilizzato da per molte migliaia di imprese in 8 paesi Europei. Il servizio , attivo da alcuni anni, è centralizzato e gestito da un nucleo di operatori specializzati che oggi utilizzano il ns. sistema di riconciliazione e saldaconto MatchWin Plus. Tradizionalmente, le riconciliazioni richiedevano molta manualità, molta attenzione alla diversità della rendicontazione bancaria nei diversi paesi e alle particolarità delle fatture e delle anagrafiche fornite dai clienti del servizio Le esigenze della banca erano sostanzialmente quattro:

1. Ridurre i tempi di attesa dei clienti per la trasmissione degli incassi ai loro conti dopo la riconciliazione con i loro Partitari (Saldaconto). La registrazione degli incassi avveniva manualmente così come l’abbinamento tra bonifico e fattura/e Clienti.

2. Accelerare le procedure di accoppiamento al fine di gestire in tempo quasi-reale un maggior numero di Clienti.

3. Ridurre gli errori di abbinamento

4. Liberare il personale impegnato nel saldaconto manuale per impiegarlo in attività a maggior valore aggiunto al servizio del cliente

Gli ostacoli

Il precedente sistema manuale prevedeva un percorso in tre fasi:

1. Abbinamento a Creditore (Cliente a cui è destinato l’incasso); abbinamento a Debitore (chi ha effettuato il pagamento); abbinamento a Fattura (quale partita l’incasso va a chiudere).

2. Individuate le parti in causa, l’operatore eseguiva manualmente il caricamento dell’incasso e la
ricerca della partita/e da chiudere cercando di fornire al cliente con la massima tempestività la
comunicazione dell'incasso, le partite riconciliate e la trasmissione dei fondi sui loro conti bancari.

3. Dato il gran numero di nominativi in anagrafica, l’operatore impiegava molto tempo nella ricerca
delle parti coinvolte e nella decodifiche delle descrizioni associate al bonifico.

La soluzione FMS Group

Personalizzare il ns. sistema di riconciliazione/saldaconto Matchwin alle esigenze specifiche della banca per eliminare la maggior parte delle attività manuali ripetitive, ridurre i tempi e gli errori delle riconciliazioni , far fronte alla crescita dei volumi di attività con lo stesso numero di operatori
migliorando al tempo stesso la loro professionalità e il servizio alla clientela. Utilizzare il motore di ricerca del ns. “Saldaconto “ Matchwin adattandolo ad una pluralità di creditori, formati di e/c e alle specificità degli incassi nei vari paesi. Dal progetto è nata una nuova versione del pacchetto, Matchwin Plus adatto alle società di factoring ed i gruppi di imprese con incassi e pagamenti centralizzati (Share Service Center, Payment Factory ).Abbiamo utilizzato i dati del gestionale dei Clienti, di quello della Banca e dello estratto conto bancario per creare le regole di ricerca che permettono il maggior numero di matching automatici. Dal gestionale della Banca leggiamo l’anagrafica degli utenti del servizio (i Creditori). Dal gestionale dei clienti della banca riceviamo il Partitario Fatture Attive con le partite aperte con una certa scadenza e le anagrafiche dei Debitori. Dagli e/c elettronici dei conti bancari su cui affluiscono gli incassi analizziamo le descrizioni di tutti i bonifici in ingresso per dedurre il maggior numero di regole di abbinamento automatico. Il ns. sistema di Saldaconto permette una grande flessibilità nell’impostare regole diverse a seconda della banca, del cliente e del debitore.

Case history >>> Istituti Bancari / Riesco

Due grandi Gruppi Bancari, uno italiano ed uno straniero, fortemente radicato sul territorio. Il primo soggetto è una banca italiana specializzata nell’offerta di banking, trading e investimenti on line. Il secondo è un’azienda di servizi finanziari attiva in oltre 50 Paesi, che negli ultimi anni ha rafforzato la presenza sul territorio Italiano creando una Banca multicanale fortemente integrata, con filiali bancarie e promotori finanziari, a cui è affiancata un’offerta online. Entrambi gli istituti sono specializzati nei rapporti di finanziamento bancario per soddisfare le esigenze sia dei clienti privati - con conti correnti, conti depositi, mutui, investimenti e prodotti assicurativi – sia delle aziende, piccole imprese, liberi professionisti e organizzazioni di medie e grandi dimensioni.

Alcuni numeri dei due Istituti:

• Il Gruppo italiano è uno dei maggiori per numero di sportelli, quotato alla Borsa di Milano e incluso nell'indice FTSE MIB, con quota di mercato significativa e presente nelle regioni a più alto potenziale del Paese.

• Il Gruppo straniero è una delle maggiori istituzioni finanziarie al mondo grazie alle sue attività Global Retail Banking, Corporate and Investment Banking and Wealth Management. Opera in Italia da più di 20 anni dove, nell’ultimo periodo, ha fatto forti investimenti con l’apertura di filiali bancarie, negozi finanziari e l’assunzione di numerosi promotori, confermando gli ambiziosi obiettivi di crescita futura.

SFIDA

Gli obiettivi e le esigenze dei due Gruppi Bancari erano di diversa natura:

1 - Controllare, certificare e produrre tutta la documentazione delle diverse tipologie di Riconciliazione, con salvataggio su un’unica base dati.

2 - Ridurre i tempi di attesa delle riconciliazioni che venivano fatte a mano o con fogli Excel.

3 - Liberare il personale impegnato nelle riconciliazioni manuali per impiegarlo in attività meno esecutive/ripetitive e a maggior valor aggiunto.

4 - Rispondere alle normative nazionali ed internazionali riguardo all’integrità dei dati e l’operatività sugli stessi.

OSTACOLI

1 - Gli istituti bancari avevano giornalmente moltissimi movimenti da riconciliare tra le varie tipologie di conti trattati. La procedura, prima dell’utilizzo di RiescoWEB, era del tutto manuale, tramite stampe dei conti di contabilità generale e degli estratti conto bancari. Quello che non veniva fatto con le stampe era fatto con l’ausilio di fogli Excel, sui quali venivano calcolate liberamente formule e tabelle.

2 - Tutta questa attività di riconciliazione manuale veniva riportata giornalmente su fogli Word o Excel, con l’evidenza dei saldi, della movimentazione sospesa non riconciliata e delle quadrature.

3 - Gli operatori trovavano molto difficoltoso fare le riconciliazioni multiple, dove a uno o più movimenti di contabilità generale corrispondevano uno o più movimenti di conti correnti bancari o di conti transitori.

4 - Ancor più difficoltoso era trovare abbinamenti multipli data la "variabilità'" della data Valuta e Operazione e dei differenti Riferimenti, Codici, ISIN, numeri Assegno, numeri CRO, ecc.

Soluzione FMS Group

La nostra soluzione è stata un sistema flessibile e personalizzato sviluppato sul motore di RIESCOWeb, capace di automatizzare i processi manuali. In entrambi i gruppi Bancari le criticità riguardavano differenti tipologie di riconciliazione, in particolare quelle dei Conti Correnti, Conti Transitori, Conti delle Rimesse Bancarie, Conti dei Fondi e Titoli, Conti dei Mutui e delle Carte di Credito.

Grazie all’elasticità e alla flessibilità della parametrizzazione delle funzioni e delle modalità operative, è stato possibile raggiungere un elevato grado di riconciliazione automatica. Con RiescoWEB è infatti possibile fare riconciliazioni 1a1, 1aN e Na1, e NaM, oltre a gestire in automatico gli Storni. Si possono fare abbinamenti, ricerche e parametrizzazioni di Causali, Riferimenti, Codici, Valori in modo posizionale o annegati all’interno delle descrizioni bancarie, oltre che gestire range di Data Valuta e/o Data Operazione.

Intervista ad Alessandro Mori
NEXI Banks Accounts and Treasury B/O

BENEFICI

Il risultato ottenuto è stato quantificato con 80-90% dei movimenti delle varie tipologie accoppiati automaticamente ed il 10-20% da gestire manualmente. Per questi ultimi sono stati creati strumenti di gestione semi-automatici che hanno reso agevole la chiusura dei movimenti. I tempi di elaborazione della riconciliazione automatica e manuale sono notevolmente diminuiti, ottenendo risultati certificati da una serie di reports specifici; inoltre è garantita la tracciatura di tutte le attività eseguite in ogni fase del processo rispondendo così alle più strette normative Solvency e SOX.