CH GruppoZignago MW

SOCIETA'

Gruppo Zignago Holding è tra le più importanti industrie Italiane quotate in borsa, nel 2012 contava 30 società, più di 2.000 dipendenti e 400 milioni di ricavi consolidati.

Gli ambiti commerciali sono variegati, dalla produzione di vetro all’energia, fino al vino di cui sono molto note le case di Santa Margherita, Ca’ del Bosco e Kettmeir.

IL NOSTRO INTERVENTO

Il progetto MatchWin, in Zignago, ha riguardato tutte le società del gruppo sotto il profilo degli incassi, sostituendo il saldaconto manuale di abbinamento delle contabili bancarie con le partite aperte in contabilità. Il sistema è stato impostato a prescindere dalla tipologia del cliente (se distributore o al dettaglio) configurandolo in maniera tale che, a seconda del caso, avvenga un automatismo ad hoc, a partire dalla descrizione banca, che chiuda perfettamente gli incassi (singoli o multipli) anche in compensazione con le note di credito acquisite. Il successo del progetto ha permesso di ridurre notevolmente i tempi di chiusura delle partite e la conseguente riapertura del credito cliente, nonché l’accentramento organico, e facilmente controllabile, in un’unica piattaforma di lavoro, di tutta la gestione riguardante gli incassi. Sostituendo un lavoro manuale composto da differenti fasi, il cliente Zignago ha riscontrato inoltre un incremento nella precisione delle partite chiuse, laddove, con l’intervento dell’operatore su più sistemi di origine, rilevava un numero relativo di errori finali.

CH >> MW >> ENI

SOCIETA'

Il gruppo ENI attivo nel settore oil & gas, nella chimica, nell’energia elettrica e nelle energie  rinnovabili è un’azienda italiana multinazionale, ottavo gruppo petrolifero mondiale per giro d’affari e tra le prime 150 al mondo per fatturato.

OBIETTIVI

  1. Accentrare in un unico ufficio la gestione dell’abbinamento dei pagamenti ricevuti alle partite contabili dei clienti per tutte le società del gruppo.
  2. Automatizzare lo scambio di informazioni con il sistema contabile (SAP).
  3. Ridurre i tempi di attesa delle riconciliazioni che venivano effettuate con procedure diverse per singole società e con un basso livello di automatismo.
  4. Liberare il personale impegnato nelle riconciliazioni manuali per impiegarlo in attività meno esecutive/ripetitive ed a maggior valor aggiunto.
  5. Rispondere alle normative nazionali ed internazionali riguardo all’integrità dei dati e all’operatività sugli stessi.
  6. Controllare, certificare e produrre tutta la reportistica di supporto alle attività svolte.

DATI

OSTACOLI

1 - Nel processo Order-to-Cash di molte aziende accade che i pagamenti non vengano velocemente abbinati alle partite contabili dei clienti con i seguenti rischi:

  • Si suppone che il cliente non abbia pagato e si avviano incresciosi solleciti
  • Si interrompe il servizio e/o l’invio della merce al cliente e si perde la vendita

2 - Tra le maggiori cause di non abbinamento dei pagamenti si possono ritrovare:

  • Pagamenti parziali (il cliente paga solo una parte della fattura)
  • Pagamenti cumulati (il cliente paga n fatture con un bonifico)
  • Le diciture (ragione sociale, ecc) sui documenti inviati dalla banca non sono presenti o sono differenti negli archivi contabili
  • Ragioni sociali uguali per crediti diversi

3 - Gestione degli incassi di tutte le società del gruppo (circa 25)  con tutte le differenze e le particolarità dovute a business e modelli operativi diversi.

SOLUZIONE FMS Group

La nostra soluzione è stata un sistema flessibile e personalizzato sviluppato sul motore di Matchwin, capace di automatizzare i processi manuali.

  • E’ stato sviluppato un modulo per automatizzare lo scambio di informazioni con SAP necessario per alimentare il sistema e per controaggiornare  la situazione debitoria dei clienti in tempo reale.
  • Tutte le attività di importazione dei flussi e di riconciliazione sono state automatizzate, grazie a questi automatismi gli utenti dell’applicazione devono solo verificare le situazioni anomale. Vengono scambiati circa 280 tipi di flussi ogni giorno.
  • Sono state sviluppate nuove regole di abbinamento in funzione dei business delle diverse società gestite nel sistema.
  • Grazie all’elasticità e alla flessibilità della parametrizzazione delle funzioni e delle modalità operative, è stato possibile raggiungere un elevato grado di riconciliazione automatica.
  • E’ stata sviluppata tutta la reportistica utile a verificare per ogni società lo stato degli incassi e la tempistica di lavorazione.

NUMERI

23

società gestite
nell’applicazione.

93%

dei movimenti di incasso
abbinati in giornata.

283

tipi di file scambiati con il sistema contabile (SAP).

250K

movimenti di
incasso annui.

BENEFICI

Il risultato ottenuto è stato quantificato con oltre 80% dei movimenti delle varie tipologie accoppiati automaticamente; per i restanti sono stati creati strumenti di gestione semi-automatici che hanno reso agevole la chiusura degli incassi.

Il sistema di abbinamenti incassi è stato interfacciato in modo automatico con SAP garantendo un immediato aggiornamento della situazione debitoria su ogni cliente.

Utilizzando la reportistica sviluppata su specifiche del cliente, l’ufficio incassi ha la possibilità di inviare tempestivamente alle società per cui svolge il servizio di abbinamento incassi tutte le informazioni richieste relative ai tempi di lavorazione e all’operatività effettuata.

I tempi di elaborazione della gestione degli incassi in modo automatico e manuale sono notevolmente diminuiti, ottenendo risultati certificati da una serie di reports specifici; inoltre è garantita la tracciatura di tutte le attività eseguite in ogni fase del processo rispondendo così alle più strette normative Solvency e SOX.

Alfa s.r.l.

SOCIETA'

ALFA S.r.l. è una società a capitale interamente pubblico, i cui soci attualmente sono Provincia di Varese e 109 Comuni dell’Ambito territoriale. Ha per oggetto la gestione del servizio idrico integrato in tutti i Comuni; cura la captazione, l’adduzione e la distribuzione dell’acqua e gestisce la fognatura e la depurazione delle acque reflue. Attualmente conta circa 150.000 clienti, ma il numero è in crescita, vista la prospettiva aziendale di espandere il servizio e acquisire nuovi comuni della provincia.

 

IL NOSTRO INTERVENTO

ALFA S.r.l. implementa l’uso di MatchWin per il saldaconto clienti, sia utenze che industriali.
Il processo di saldaconto, gestito prima manualmente tramite il software utenze e diversi fogli Excel, richiedeva una mole di lavoro significativa, calcolata circa nel triplo in più rispetto a quella quantificata con l’utilizzo di MatchWin. Le ricerche automatiche del nome del cliente, del codice servizio e del numero della bolletta hanno permesso di avere più della metà degli incassi giornalieri chiusi automaticamente.

Case History >>> Unogas

AZIENDA

Il Gruppo Unogas opera dal 2003 nel mercato del gas naturale, dell’energia elettrica e dei servizi energetici. A partire dalla liberalizzazione del mercato dell’energia, Unogas è stato uno dei primi operatori ad ottenere dal Ministero delle Attività Produttive l’autorizzazione alla vendita di gas naturale sull’intero territorio nazionale. UNOGAS è oggi uno dei primi operatori privati nella vendita di gas naturale in Italia.

È attivo in 18 regioni italiane, opera in oltre 1.500 comuni e fornisce gas ed energia elettrica a 32.000 clienti.
Il gruppo impiega oltre 300 tra dipendenti e collaboratori ed il fatturato consolidato nel 2010 ha raggiunto i 450 milioni di euro.

OBIETTIVI

I bisogni del cliente erano sostanzialmente di due forme:
1. Automatizzare il processo di saldaconto e, di conseguenza, la chiusura delle partite in contabilità. Per le procedure interne, il saldaconto avveniva manualmente in tutte le sue parti: quadratura degli incassi, stampa delle contabili, ricerca delle partite da chiudere e chiusura delle stesse.

2. Liberare il personale impegnato. Da quattro persone impiegate mezza giornata quotidianamente, si è passati a una sola persona.

OSTACOLI

1. L’Azienda era subissata da una mole di incassi giornalieri pari a circa 600 contabili, la metà dei quali riguardanti gli assegni. Per i bonifici sono state utilizzate le funzioni standard di MatchWin, mentre per gli assegni, contenuti in file .xls e provenienti da tutte le sedi dell’Azienda, è stato sviluppato un modulo ad hoc.
2. La procedura, prima dell’utilizzo di Matchwin, prevedeva una quadratura degli incassi con il gestionale di fatturazione, una stampa dell’estratto conto bancario, la decodifica della descrizione del movimento, la ricerca nell’anagrafica del nome del cliente e, di conseguenza, l’estrazione delle fatture ad esso assegnate. Una volta individuate queste parti, l’operatore passava alla chiusura del sezionale nonché alla scrittura in prima nota dell’incasso avvenuto. Stessa cosa per gli Assegni, che conteneva già una sorta di saldaconto eseguito dalle filiali, ma che andava replicato sul sistema di fatturazione.
3. Avendo come utenza molti condomini, una difficoltà è stata distinguerli includendo perciò anche il numero civico o l’Amministratore degli stessi.

Soluzione FMS Group

Il nostro obiettivo è stato quello di progettare e realizzare un Sistema capace di automatizzare i processi manuali.

Come da schema riportato, abbiamo valorizzato i dati presenti sia nel gestionale societario di Fatturazione, sia quelli dell’estratto conto bancario, creando una serie di regole di ricerca che permettono il maggior numero di match automatici.

Di conseguenza, abbiamo analizzato tutte le descrizioni dei bonifici bancari per dedurre il maggior numero di regole possibili. Il sistema di Saldaconto da noi creato permette una grande elasticità nell’impostazione delle regole di ricerca rendendo possibile diversi tipi di match, implementabili a seconda del cliente.

Per il file degli Assegni, l’abbiamo incorporato a partire da un tracciato .xls già in uso da Unogas e i movimenti in esso presenti sono stati subito confermati senza alcun intervento dell’operatore.

Il risultato ottenuto è stato quantificato con il 70% dei movimenti accoppiati automaticamente a partire dai bonifici e il 100% degli assegni. Per il 30% restante dei bonifici sono stati creati strumenti di gestione semi-automatici che hanno reso agevole la chiusura dei movimenti.

 

In termini di forza lavoro, invece, da quattro persone impiegate full time si è passati a una sola persona.

CH SDA

SDA Express Courier è un'azienda del Gruppo Poste Italiane. Specializzata nel settore del trasporto di merci, nella gestione logistica, distributiva e per la vendita a distanza. Nata nel 1984 a Roma si è diffusa sul territorio nazionale prima di essere inglobata nel Gruppo PT nel 1998. Per le Poste Italiane svolge anche il servizio di presa e consegna a domicilio dei pacchi postali.

L’Azienda in numeri:

• Consegna in 200 paesi nel mondo

• Ha una squadra di 3.100 persone tra dipendenti e collaboratori e 5.000 addetti alla distribuzione

• 100 Centri Operativi in Italia

• Fatturato 2017: 550 milioni di euro circa

SFIDA

I bisogni del cliente erano sostanzialmente di due forme:

1. Ridurre i tempi di attesa del saldaconto Clienti e, di conseguenza, la chiusura delle partite in contabilità. Il ritardo veniva stimato in circa tre mesi dall’incasso, con conseguenti problemi in contabilità, nella gestione dell’aging e del credito.

2. Liberare il personale impegnato nel saldaconto manuale per impiegarlo in attività più strategiche.

OSTACOLI

1. L’Azienda era subissata da una mole di incassi giornalieri pari a circa 1000 movimenti di bonifico bancario. La procedura, prima dell’utilizzo di Matchwin, era del tutto manuale, quindi prevedeva una stampa dell’estratto conto bancario, la decodifica della descrizione del movimento, la ricerca nell’anagrafica del nome del cliente e, di conseguenze, l’estrazione delle fatture ad esso assegnate. Una volta individuate queste parti, l’operatore passava alla chiusura del sezionale nonché alla scrittura in prima nota dell’incasso avvenuto. Un aggravio del lavoro si presentava quando nella descrizione banca mancava il nome del cliente oppure quando non era scritto come in anagrafica in contabilità, il confronto per importo era quasi impossibile. Da qui provenivano fatture mai chiuse in contabilità e conseguenti disallineamenti nei gestionali aziendali.

2. Avendo perlopiù un’utenza di privati, SDA riceve per la maggior parte bonifici bancari compilati direttamente dal privato, perciò spesso incompleti nella descrizione o di difficile decodifica.

Soluzione FMS Group

Il nostro obiettivo è stato quello di progettare e realizzare un Sistema capace di automatizzare i processi manuali. Abbiamo valorizzato i dati presenti sia nel gestionale societario di contabilità, sia quelli dell’estratto conto bancario, creando una serie di regole di ricerca che permettono il maggior numero di match automatici. Dai sistemi informativi abbiamo estratto i dati riguardanti le partite aperte con una certa scadenza e l’anagrafica dei clienti, mentre dal Corporate Banking tutte le informazioni riguardanti l’estratto conto bancario. Di conseguenza, abbiamo analizzato tutte le descrizioni dei bonifici bancari per dedurre il maggior numero di regole possibili. Il sistema di Saldaconto da noi creato permette una grande elasticità nell’impostazione delle regole di ricerca rendendo possibile diversi tipi di match, implementabili a seconda del cliente.

Case History – Unicredit/Matchwin

Il nostro cliente è una delle più importanti banche  taliane e tra le più attive sui mercati esteri con oltre 10.000 filiali in 22 paesi, 27 uffici di rappresentanza e oltre 162.000 dipendenti. La banca offre alla clientela corporate un servizio di incasso e riconciliazione "per conto" , oggi utilizzato da per molte migliaia di imprese in 8 paesi Europei. Il servizio , attivo da alcuni anni, è centralizzato e gestito da un nucleo di operatori specializzati che oggi utilizzano il ns. sistema di riconciliazione e saldaconto MatchWin Plus. Tradizionalmente, le riconciliazioni richiedevano molta manualità, molta attenzione alla diversità della rendicontazione bancaria nei diversi paesi e alle particolarità delle fatture e delle anagrafiche fornite dai clienti del servizio Le esigenze della banca erano sostanzialmente quattro:

1. Ridurre i tempi di attesa dei clienti per la trasmissione degli incassi ai loro conti dopo la riconciliazione con i loro Partitari (Saldaconto). La registrazione degli incassi avveniva manualmente così come l’abbinamento tra bonifico e fattura/e Clienti.

2. Accelerare le procedure di accoppiamento al fine di gestire in tempo quasi-reale un maggior numero di Clienti.

3. Ridurre gli errori di abbinamento

4. Liberare il personale impegnato nel saldaconto manuale per impiegarlo in attività a maggior valore aggiunto al servizio del cliente

Gli ostacoli

Il precedente sistema manuale prevedeva un percorso in tre fasi:

1. Abbinamento a Creditore (Cliente a cui è destinato l’incasso); abbinamento a Debitore (chi ha effettuato il pagamento); abbinamento a Fattura (quale partita l’incasso va a chiudere).

2. Individuate le parti in causa, l’operatore eseguiva manualmente il caricamento dell’incasso e la
ricerca della partita/e da chiudere cercando di fornire al cliente con la massima tempestività la
comunicazione dell'incasso, le partite riconciliate e la trasmissione dei fondi sui loro conti bancari.

3. Dato il gran numero di nominativi in anagrafica, l’operatore impiegava molto tempo nella ricerca
delle parti coinvolte e nella decodifiche delle descrizioni associate al bonifico.

La soluzione FMS Group

Personalizzare il ns. sistema di riconciliazione/saldaconto Matchwin alle esigenze specifiche della banca per eliminare la maggior parte delle attività manuali ripetitive, ridurre i tempi e gli errori delle riconciliazioni , far fronte alla crescita dei volumi di attività con lo stesso numero di operatori
migliorando al tempo stesso la loro professionalità e il servizio alla clientela. Utilizzare il motore di ricerca del ns. “Saldaconto “ Matchwin adattandolo ad una pluralità di creditori, formati di e/c e alle specificità degli incassi nei vari paesi. Dal progetto è nata una nuova versione del pacchetto, Matchwin Plus adatto alle società di factoring ed i gruppi di imprese con incassi e pagamenti centralizzati (Share Service Center, Payment Factory ).Abbiamo utilizzato i dati del gestionale dei Clienti, di quello della Banca e dello estratto conto bancario per creare le regole di ricerca che permettono il maggior numero di matching automatici. Dal gestionale della Banca leggiamo l’anagrafica degli utenti del servizio (i Creditori). Dal gestionale dei clienti della banca riceviamo il Partitario Fatture Attive con le partite aperte con una certa scadenza e le anagrafiche dei Debitori. Dagli e/c elettronici dei conti bancari su cui affluiscono gli incassi analizziamo le descrizioni di tutti i bonifici in ingresso per dedurre il maggior numero di regole di abbinamento automatico. Il ns. sistema di Saldaconto permette una grande flessibilità nell’impostare regole diverse a seconda della banca, del cliente e del debitore.