CH 24h assistance MW

IL NOSTRO INTERVENTO

Il progetto MatchWin di 24h ha riguardato la gestione di tutti gli incassi a partire da due sistemi alimentati, il gestionale che contabilizza le transazioni tramite i circuiti POS, e il sistema che acquisisce tutti gli incassi avvenuti tramite bonifico bancario. A seconda della tipologia, si è dunque parametrizzata una serie di algoritmi specifici aventi il compito di abbinare in automatico lo specifico tipo di transazione, in maniera tale da riconoscere i criteri di accoppiamento a seconda del caso. Per quanto riguarda i POS, infatti, raramente è stata riscontrata la presenza del nome Debitore, laddove, per quanto riguarda i bonifici, invece, è stato il criterio fondamentale per l’abbinamento. Il preventivo della Polizza ha così riguardato il  primo tipo di abbinamento, comprendendo ovviamente anche l’importo, mentre la combinazione di Nome, Nr Polizza, o Preventivo, nonché l’importo (comprensivo di sconti o sopravvenienze), ha riguardato il secondo tipo di abbinamento. A conclusione del progetto, il cliente 24h ha riscontrato un pareggio in tempo reale delle partite chiuse in contabilità e una diminuzione della forza uomo impiegata in tale attività.

CH GruppoZignago MW

SOCIETA'

Gruppo Zignago Holding è tra le più importanti industrie Italiane quotate in borsa, nel 2012 contava 30 società, più di 2.000 dipendenti e 400 milioni di ricavi consolidati.

Gli ambiti commerciali sono variegati, dalla produzione di vetro all’energia, fino al vino di cui sono molto note le case di Santa Margherita, Ca’ del Bosco e Kettmeir.

IL NOSTRO INTERVENTO

Il progetto MatchWin, in Zignago, ha riguardato tutte le società del gruppo sotto il profilo degli incassi, sostituendo il saldaconto manuale di abbinamento delle contabili bancarie con le partite aperte in contabilità. Il sistema è stato impostato a prescindere dalla tipologia del cliente (se distributore o al dettaglio) configurandolo in maniera tale che, a seconda del caso, avvenga un automatismo ad hoc, a partire dalla descrizione banca, che chiuda perfettamente gli incassi (singoli o multipli) anche in compensazione con le note di credito acquisite. Il successo del progetto ha permesso di ridurre notevolmente i tempi di chiusura delle partite e la conseguente riapertura del credito cliente, nonché l’accentramento organico, e facilmente controllabile, in un’unica piattaforma di lavoro, di tutta la gestione riguardante gli incassi. Sostituendo un lavoro manuale composto da differenti fasi, il cliente Zignago ha riscontrato inoltre un incremento nella precisione delle partite chiuse, laddove, con l’intervento dell’operatore su più sistemi di origine, rilevava un numero relativo di errori finali.

CH >> MW >> ENI

SOCIETA'

Il gruppo ENI attivo nel settore oil & gas, nella chimica, nell’energia elettrica e nelle energie  rinnovabili è un’azienda italiana multinazionale, ottavo gruppo petrolifero mondiale per giro d’affari e tra le prime 150 al mondo per fatturato.

OBIETTIVI

  1. Accentrare in un unico ufficio la gestione dell’abbinamento dei pagamenti ricevuti alle partite contabili dei clienti per tutte le società del gruppo.
  2. Automatizzare lo scambio di informazioni con il sistema contabile (SAP).
  3. Ridurre i tempi di attesa delle riconciliazioni che venivano effettuate con procedure diverse per singole società e con un basso livello di automatismo.
  4. Liberare il personale impegnato nelle riconciliazioni manuali per impiegarlo in attività meno esecutive/ripetitive ed a maggior valor aggiunto.
  5. Rispondere alle normative nazionali ed internazionali riguardo all’integrità dei dati e all’operatività sugli stessi.
  6. Controllare, certificare e produrre tutta la reportistica di supporto alle attività svolte.

DATI

OSTACOLI

1 - Nel processo Order-to-Cash di molte aziende accade che i pagamenti non vengano velocemente abbinati alle partite contabili dei clienti con i seguenti rischi:

  • Si suppone che il cliente non abbia pagato e si avviano incresciosi solleciti
  • Si interrompe il servizio e/o l’invio della merce al cliente e si perde la vendita

2 - Tra le maggiori cause di non abbinamento dei pagamenti si possono ritrovare:

  • Pagamenti parziali (il cliente paga solo una parte della fattura)
  • Pagamenti cumulati (il cliente paga n fatture con un bonifico)
  • Le diciture (ragione sociale, ecc) sui documenti inviati dalla banca non sono presenti o sono differenti negli archivi contabili
  • Ragioni sociali uguali per crediti diversi

3 - Gestione degli incassi di tutte le società del gruppo (circa 25)  con tutte le differenze e le particolarità dovute a business e modelli operativi diversi.

SOLUZIONE FMS Group

La nostra soluzione è stata un sistema flessibile e personalizzato sviluppato sul motore di Matchwin, capace di automatizzare i processi manuali.

  • E’ stato sviluppato un modulo per automatizzare lo scambio di informazioni con SAP necessario per alimentare il sistema e per controaggiornare  la situazione debitoria dei clienti in tempo reale.
  • Tutte le attività di importazione dei flussi e di riconciliazione sono state automatizzate, grazie a questi automatismi gli utenti dell’applicazione devono solo verificare le situazioni anomale. Vengono scambiati circa 280 tipi di flussi ogni giorno.
  • Sono state sviluppate nuove regole di abbinamento in funzione dei business delle diverse società gestite nel sistema.
  • Grazie all’elasticità e alla flessibilità della parametrizzazione delle funzioni e delle modalità operative, è stato possibile raggiungere un elevato grado di riconciliazione automatica.
  • E’ stata sviluppata tutta la reportistica utile a verificare per ogni società lo stato degli incassi e la tempistica di lavorazione.

NUMERI

23

società gestite
nell’applicazione.

93%

dei movimenti di incasso
abbinati in giornata.

283

tipi di file scambiati con il sistema contabile (SAP).

250K

movimenti di
incasso annui.

BENEFICI

Il risultato ottenuto è stato quantificato con oltre 80% dei movimenti delle varie tipologie accoppiati automaticamente; per i restanti sono stati creati strumenti di gestione semi-automatici che hanno reso agevole la chiusura degli incassi.

Il sistema di abbinamenti incassi è stato interfacciato in modo automatico con SAP garantendo un immediato aggiornamento della situazione debitoria su ogni cliente.

Utilizzando la reportistica sviluppata su specifiche del cliente, l’ufficio incassi ha la possibilità di inviare tempestivamente alle società per cui svolge il servizio di abbinamento incassi tutte le informazioni richieste relative ai tempi di lavorazione e all’operatività effettuata.

I tempi di elaborazione della gestione degli incassi in modo automatico e manuale sono notevolmente diminuiti, ottenendo risultati certificati da una serie di reports specifici; inoltre è garantita la tracciatura di tutte le attività eseguite in ogni fase del processo rispondendo così alle più strette normative Solvency e SOX.

Alfa s.r.l.

SOCIETA'

ALFA S.r.l. è una società a capitale interamente pubblico, i cui soci attualmente sono Provincia di Varese e 109 Comuni dell’Ambito territoriale. Ha per oggetto la gestione del servizio idrico integrato in tutti i Comuni; cura la captazione, l’adduzione e la distribuzione dell’acqua e gestisce la fognatura e la depurazione delle acque reflue. Attualmente conta circa 150.000 clienti, ma il numero è in crescita, vista la prospettiva aziendale di espandere il servizio e acquisire nuovi comuni della provincia.

 

IL NOSTRO INTERVENTO

ALFA S.r.l. implementa l’uso di MatchWin per il saldaconto clienti, sia utenze che industriali.
Il processo di saldaconto, gestito prima manualmente tramite il software utenze e diversi fogli Excel, richiedeva una mole di lavoro significativa, calcolata circa nel triplo in più rispetto a quella quantificata con l’utilizzo di MatchWin. Le ricerche automatiche del nome del cliente, del codice servizio e del numero della bolletta hanno permesso di avere più della metà degli incassi giornalieri chiusi automaticamente.