Il nostro cliente è una delle più importanti banche  taliane e tra le più attive sui mercati esteri con oltre 10.000 filiali in 22 paesi, 27 uffici di rappresentanza e oltre 162.000 dipendenti. La banca offre alla clientela corporate un servizio di incasso e riconciliazione "per conto" , oggi utilizzato da per molte migliaia di imprese in 8 paesi Europei. Il servizio , attivo da alcuni anni, è centralizzato e gestito da un nucleo di operatori specializzati che oggi utilizzano il ns. sistema di riconciliazione e saldaconto MatchWin Plus. Tradizionalmente, le riconciliazioni richiedevano molta manualità, molta attenzione alla diversità della rendicontazione bancaria nei diversi paesi e alle particolarità delle fatture e delle anagrafiche fornite dai clienti del servizio Le esigenze della banca erano sostanzialmente quattro:

1. Ridurre i tempi di attesa dei clienti per la trasmissione degli incassi ai loro conti dopo la riconciliazione con i loro Partitari (Saldaconto). La registrazione degli incassi avveniva manualmente così come l’abbinamento tra bonifico e fattura/e Clienti.

2. Accelerare le procedure di accoppiamento al fine di gestire in tempo quasi-reale un maggior numero di Clienti.

3. Ridurre gli errori di abbinamento

4. Liberare il personale impegnato nel saldaconto manuale per impiegarlo in attività a maggior valore aggiunto al servizio del cliente

Gli ostacoli

Il precedente sistema manuale prevedeva un percorso in tre fasi:

1. Abbinamento a Creditore (Cliente a cui è destinato l’incasso); abbinamento a Debitore (chi ha effettuato il pagamento); abbinamento a Fattura (quale partita l’incasso va a chiudere).

2. Individuate le parti in causa, l’operatore eseguiva manualmente il caricamento dell’incasso e la
ricerca della partita/e da chiudere cercando di fornire al cliente con la massima tempestività la
comunicazione dell'incasso, le partite riconciliate e la trasmissione dei fondi sui loro conti bancari.

3. Dato il gran numero di nominativi in anagrafica, l’operatore impiegava molto tempo nella ricerca
delle parti coinvolte e nella decodifiche delle descrizioni associate al bonifico.

La soluzione FMS Group

Personalizzare il ns. sistema di riconciliazione/saldaconto Matchwin alle esigenze specifiche della banca per eliminare la maggior parte delle attività manuali ripetitive, ridurre i tempi e gli errori delle riconciliazioni , far fronte alla crescita dei volumi di attività con lo stesso numero di operatori
migliorando al tempo stesso la loro professionalità e il servizio alla clientela. Utilizzare il motore di ricerca del ns. “Saldaconto “ Matchwin adattandolo ad una pluralità di creditori, formati di e/c e alle specificità degli incassi nei vari paesi. Dal progetto è nata una nuova versione del pacchetto, Matchwin Plus adatto alle società di factoring ed i gruppi di imprese con incassi e pagamenti centralizzati (Share Service Center, Payment Factory ).Abbiamo utilizzato i dati del gestionale dei Clienti, di quello della Banca e dello estratto conto bancario per creare le regole di ricerca che permettono il maggior numero di matching automatici. Dal gestionale della Banca leggiamo l’anagrafica degli utenti del servizio (i Creditori). Dal gestionale dei clienti della banca riceviamo il Partitario Fatture Attive con le partite aperte con una certa scadenza e le anagrafiche dei Debitori. Dagli e/c elettronici dei conti bancari su cui affluiscono gli incassi analizziamo le descrizioni di tutti i bonifici in ingresso per dedurre il maggior numero di regole di abbinamento automatico. Il ns. sistema di Saldaconto permette una grande flessibilità nell’impostare regole diverse a seconda della banca, del cliente e del debitore.

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