Saldaconto – Riconciliazione

Saldaconto – Riconciliazione

 

MatchWin è un prodotto che compie il saldaconto automatico, ovvero la riconciliazione delle fatture presenti in contabilità con gli incassi o pagamenti (es. RID) riportati nell’estratto conto bancario.

 Di cosa si tratta

Si tratta di in un ambiente protetto che non coinvolge né la contabilità né il sistema di tesoreria e che funge da accentratore per tutte le procedure riguardanti gli incassi e i pagamenti.

L’obiettivo del prodotto è la registrazione automatica nei sistemi di contabilità, o di fatturazione, delle contabili giornaliere e la conseguente chiusura delle partite ancora aperte.

 Risultati ottenibili

Gli step per l’abbinamento sono molteplici, ma per quanto riguarda la percentuale di movimenti accoppiati in automatico, cioè senza nessun intervento dell’operatore, possiamo certificare che si aggira attorno all’80%.

Ciò significa che solo il restante 20% richiede un intervento manuale completo che, nondimeno, è sostenuto da strumenti semi-automatici di ricerca e di abbinamento creati per il rapido reperimento dei dati essenziali, ovvero il debitore e la fattura. Ogni contabile rimasta libera viene perciò gestita manualmente nel giro di pochi secondi.

Per quanto riguarda gli abbinamenti automatici è possibile attivare una funzione dove vengono gestite le scontistiche e le sopravvenienze attive, in maniera tale da accoppiare anche movimenti che non sono perfettamente quadrati con la o le fatture.

A ciò dobbiamo aggiungere che il grado di successo delle procedure automatiche è dovuto sostanzialmente alla qualità dei dati presenti nella descrizione dei movimenti, quindi, maggior dettaglio si ha in tali campi, più alta è la percentuale di accoppiamenti certi.

Per questa ragione, particolare importanza riveste l’adeguamento alle nuove specifiche del “Corporate Banking Interbancario” per la gestione degli importi originari, del campo “ordinante”, del campo “avviso di pagamento”, dei riferimenti relativi alle operazioni estere, etc…

Con la diffusione delle nuove normative, MatchWin è in grado di abbinare percentuali ancora più alte di quelle indicate.

 Flusso operativo

Tramite alcuni automatismi il sistema acquisisce, in base a cadenze personalizzate, i file dell’anagrafica Clienti, delle Fatture e degli estratti conto Banca, confrontando rapidamente i movimenti e le partite aperte.

A partire dall’acquisizione dei file, il sistema avvia le elaborazioni automatiche seguendo funzioni concepite a partire dai test effettuati sui dati specifici del cliente. Tali elaborazioni danno in breve tempo un elenco di proposte di abbinamento, che l’utente ha solo il compito di confermare.

Una volta confermati tutti i movimenti, gli stessi vengono esportati in contabilità tramite un file che si può interfacciare con qualsiasi applicativo di contabilità, CRM o ERP estrapolando specifici riferimenti (divisa di contropartita, cambio, spese, commissioni, ordinate, partita IVA ordinante, importi in divisa, etc…).

In realtà la fase di export tramite file può essere bypassata qualora si facesse uso di web services o tabelle db. Tale opzione, aggiungiamo, non è già predisposta in MatchWin, ma pur sempre da tenere in considerazioni semmai il cliente avesse esigenze specifiche in merito o particolari policy aziendali.

 Controlli previsti

I dati trasmessi dalle banche sono assoggettati a diverse verifiche che azzerano le possibilità di errori causati da file doppi, saldi squadrati, movimenti mancanti e date non in sequenza.

Inoltre, le configurazioni di MatchWin permettono di filtrare solo i movimenti effettivamente da saldacontare e non tutti quelli presenti, per esempio, sul file CBI di estratto conto bancario.

I file ammessi per l’acquisizione dei movimenti sono della più diversa provenienza, quindi sia italiani che esteri. È di recente sviluppo una funzione che permette di acquisire movimenti presenti su fogli Excel dove vengono registrati gli assegni.

 Report e log

MatchWin è fornito di una serie di utilities che permette di tenere sotto controllo i movimenti in tutte le sue fasi. Un insieme di procedure di archiviazione ne fa inoltre un repository sicuro e capiente per qualsiasi tipo di azienda, sia di dimensioni medie che multinazionali.

Tutte le quadrature contabili, i controlli di carico e scarico, lo stato degli abbinamenti, lo storico e il residuo da trattare sono informazioni completamente tracciate e velocemente reperibile con un clic.

 Workflow

Un recente sviluppo ci ha portati ad estendere il programma in maniera significativa al fine di integrare una gestione dei movimenti secondo un processo di livelli autorizzativi e di azioni accessorie alla gestione dei movimenti. Particolarmente rivolto ad un alto numero di utenti, tale procedura di workflow permette all’azienda di gestire e tracciare tutta una serie di attività collaterali alla specifica funzione di saldaconto, come invio di mail al debitore, comunicazioni interne relative al movimento e azioni da compiere nel back/front office al fine di chiudere il movimento.

Il modulo di workflow, pensato per strutture organizzate secondo una divisione precisa dei compiti, permette di lavorare sui movimenti acquisiti dal sistema in maniera separata dal flusso ordinario.

Aspetti tecnici

Il sistema è stato sviluppato su piattaforma Windows con tecnologia .net.

È composto da un’applicazione IIS che gestisce le interfacce con l’utente, uno o più nodi che si occupano degli abbinamenti automatici e da un server SQL Server per lo storage delle informazioni.

Come versione alternativa a quella standard, Matchwin può essere un sistema distribuito che supporta un’architettura cluster fail-over con un suo sistema di distribuzione di carico. In un’installazione standard, i nodi dell’applicazione possono coesistere su un solo server, mentre quando il numero di movimenti da riconciliare cresce, possono essere aggiunti ulteriori nodi in modo da rispondere alle nuove esigenze. Ovviamente, le due versioni sono distinte, la prima esclude la seconda, ed hanno impatti differenti sui sistemi informativi.

Le funzioni di matchwin sono tutte indirizzabili attraverso web services e sono quindi molto semplici le operazioni di integrazione con altri sistemi.

 Vantaggi pratici

In sintesi, MatchWin velocizza le procedure di ricerca del debitore/fornitore e della fattura da saldare effettuando tutti i controlli necessari per un sicuro abbinamento tra le informazioni dei movimenti bancari e quelle dei dati contabili. Il tutto, con limitati interventi manuali da parte dell’utente.