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AZIENDA

Il Gruppo Unogas opera dal 2003 nel mercato del gas naturale, dell’energia elettrica e dei servizi energetici. A partire dalla liberalizzazione del mercato dell’energia, Unogas è stato uno dei primi operatori ad ottenere dal Ministero delle Attività Produttive l’autorizzazione alla vendita di gas naturale sull’intero territorio nazionale. UNOGAS è oggi uno dei primi operatori privati nella vendita di gas naturale in Italia.

È attivo in 18 regioni italiane, opera in oltre 1.500 comuni e fornisce gas ed energia elettrica a 32.000 clienti.
Il gruppo impiega oltre 300 tra dipendenti e collaboratori ed il fatturato consolidato nel 2010 ha raggiunto i 450 milioni di euro.

OBIETTIVI

I bisogni del cliente erano sostanzialmente di due forme:
1. Automatizzare il processo di saldaconto e, di conseguenza, la chiusura delle partite in contabilità. Per le procedure interne, il saldaconto avveniva manualmente in tutte le sue parti: quadratura degli incassi, stampa delle contabili, ricerca delle partite da chiudere e chiusura delle stesse.

2. Liberare il personale impegnato. Da quattro persone impiegate mezza giornata quotidianamente, si è passati a una sola persona.

OSTACOLI

1. L’Azienda era subissata da una mole di incassi giornalieri pari a circa 600 contabili, la metà dei quali riguardanti gli assegni. Per i bonifici sono state utilizzate le funzioni standard di MatchWin, mentre per gli assegni, contenuti in file .xls e provenienti da tutte le sedi dell’Azienda, è stato sviluppato un modulo ad hoc.
2. La procedura, prima dell’utilizzo di Matchwin, prevedeva una quadratura degli incassi con il gestionale di fatturazione, una stampa dell’estratto conto bancario, la decodifica della descrizione del movimento, la ricerca nell’anagrafica del nome del cliente e, di conseguenza, l’estrazione delle fatture ad esso assegnate. Una volta individuate queste parti, l’operatore passava alla chiusura del sezionale nonché alla scrittura in prima nota dell’incasso avvenuto. Stessa cosa per gli Assegni, che conteneva già una sorta di saldaconto eseguito dalle filiali, ma che andava replicato sul sistema di fatturazione.
3. Avendo come utenza molti condomini, una difficoltà è stata distinguerli includendo perciò anche il numero civico o l’Amministratore degli stessi.

Soluzione FMS Group

Il nostro obiettivo è stato quello di progettare e realizzare un Sistema capace di automatizzare i processi manuali.

Come da schema riportato, abbiamo valorizzato i dati presenti sia nel gestionale societario di Fatturazione, sia quelli dell’estratto conto bancario, creando una serie di regole di ricerca che permettono il maggior numero di match automatici.

Di conseguenza, abbiamo analizzato tutte le descrizioni dei bonifici bancari per dedurre il maggior numero di regole possibili. Il sistema di Saldaconto da noi creato permette una grande elasticità nell’impostazione delle regole di ricerca rendendo possibile diversi tipi di match, implementabili a seconda del cliente.

Per il file degli Assegni, l’abbiamo incorporato a partire da un tracciato .xls già in uso da Unogas e i movimenti in esso presenti sono stati subito confermati senza alcun intervento dell’operatore.

Il risultato ottenuto è stato quantificato con il 70% dei movimenti accoppiati automaticamente a partire dai bonifici e il 100% degli assegni. Per il 30% restante dei bonifici sono stati creati strumenti di gestione semi-automatici che hanno reso agevole la chiusura dei movimenti.

 

In termini di forza lavoro, invece, da quattro persone impiegate full time si è passati a una sola persona.

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