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Saldaconto – Riconciliazione

 

MatchWin è un prodotto che compie il saldaconto automatico, ovvero la riconciliazione delle fatture presenti in contabilità con gli incassi o pagamenti (es. RID) riportati nell’estratto conto bancario.

 Di cosa si tratta

Si tratta di in un ambiente protetto che non coinvolge né la contabilità né il sistema di tesoreria e che funge da accentratore per tutte le procedure riguardanti gli incassi e i pagamenti.

L’obiettivo del prodotto è la registrazione automatica nei sistemi di contabilità, o di fatturazione, delle contabili giornaliere e la conseguente chiusura delle partite ancora aperte.

 Risultati ottenibili

Gli step per l’abbinamento sono molteplici, ma per quanto riguarda la percentuale di movimenti accoppiati in automatico, cioè senza nessun intervento dell’operatore, possiamo certificare che si aggira attorno all’80%.

Ciò significa che solo il restante 20% richiede un intervento manuale completo che, nondimeno, è sostenuto da strumenti semi-automatici di ricerca e di abbinamento creati per il rapido reperimento dei dati essenziali, ovvero il debitore e la fattura. Ogni contabile rimasta libera viene perciò gestita manualmente nel giro di pochi secondi.

Per quanto riguarda gli abbinamenti automatici è possibile attivare una funzione dove vengono gestite le scontistiche e le sopravvenienze attive, in maniera tale da accoppiare anche movimenti che non sono perfettamente quadrati con la o le fatture.

A ciò dobbiamo aggiungere che il grado di successo delle procedure automatiche è dovuto sostanzialmente alla qualità dei dati presenti nella descrizione dei movimenti, quindi, maggior dettaglio si ha in tali campi, più alta è la percentuale di accoppiamenti certi.

Per questa ragione, particolare importanza riveste l’adeguamento alle nuove specifiche del “Corporate Banking Interbancario” per la gestione degli importi originari, del campo “ordinante”, del campo “avviso di pagamento”, dei riferimenti relativi alle operazioni estere, etc…

Con la diffusione delle nuove normative, MatchWin è in grado di abbinare percentuali ancora più alte di quelle indicate.

 Flusso operativo

Tramite alcuni automatismi il sistema acquisisce, in base a cadenze personalizzate, i file dell’anagrafica Clienti, delle Fatture e degli estratti conto Banca, confrontando rapidamente i movimenti e le partite aperte.

A partire dall’acquisizione dei file, il sistema avvia le elaborazioni automatiche seguendo funzioni concepite a partire dai test effettuati sui dati specifici del cliente. Tali elaborazioni danno in breve tempo un elenco di proposte di abbinamento, che l’utente ha solo il compito di confermare.

Una volta confermati tutti i movimenti, gli stessi vengono esportati in contabilità tramite un file che si può interfacciare con qualsiasi applicativo di contabilità, CRM o ERP estrapolando specifici riferimenti (divisa di contropartita, cambio, spese, commissioni, ordinate, partita IVA ordinante, importi in divisa, etc…).

In realtà la fase di export tramite file può essere bypassata qualora si facesse uso di web services o tabelle db. Tale opzione, aggiungiamo, non è già predisposta in MatchWin, ma pur sempre da tenere in considerazioni semmai il cliente avesse esigenze specifiche in merito o particolari policy aziendali.

 Controlli previsti

I dati trasmessi dalle banche sono assoggettati a diverse verifiche che azzerano le possibilità di errori causati da file doppi, saldi squadrati, movimenti mancanti e date non in sequenza.

Inoltre, le configurazioni di MatchWin permettono di filtrare solo i movimenti effettivamente da saldacontare e non tutti quelli presenti, per esempio, sul file CBI di estratto conto bancario.

I file ammessi per l’acquisizione dei movimenti sono della più diversa provenienza, quindi sia italiani che esteri. È di recente sviluppo una funzione che permette di acquisire movimenti presenti su fogli Excel dove vengono registrati gli assegni.

 Report e log

MatchWin è fornito di una serie di utilities che permette di tenere sotto controllo i movimenti in tutte le sue fasi. Un insieme di procedure di archiviazione ne fa inoltre un repository sicuro e capiente per qualsiasi tipo di azienda, sia di dimensioni medie che multinazionali.

Tutte le quadrature contabili, i controlli di carico e scarico, lo stato degli abbinamenti, lo storico e il residuo da trattare sono informazioni completamente tracciate e velocemente reperibile con un clic.

 Workflow

Un recente sviluppo ci ha portati ad estendere il programma in maniera significativa al fine di integrare una gestione dei movimenti secondo un processo di livelli autorizzativi e di azioni accessorie alla gestione dei movimenti. Particolarmente rivolto ad un alto numero di utenti, tale procedura di workflow permette all’azienda di gestire e tracciare tutta una serie di attività collaterali alla specifica funzione di saldaconto, come invio di mail al debitore, comunicazioni interne relative al movimento e azioni da compiere nel back/front office al fine di chiudere il movimento.

Il modulo di workflow, pensato per strutture organizzate secondo una divisione precisa dei compiti, permette di lavorare sui movimenti acquisiti dal sistema in maniera separata dal flusso ordinario.

Aspetti tecnici

Il sistema è stato sviluppato su piattaforma Windows con tecnologia .net.

È composto da un’applicazione IIS che gestisce le interfacce con l’utente, uno o più nodi che si occupano degli abbinamenti automatici e da un server SQL Server per lo storage delle informazioni.

Come versione alternativa a quella standard, Matchwin può essere un sistema distribuito che supporta un’architettura cluster fail-over con un suo sistema di distribuzione di carico. In un’installazione standard, i nodi dell’applicazione possono coesistere su un solo server, mentre quando il numero di movimenti da riconciliare cresce, possono essere aggiunti ulteriori nodi in modo da rispondere alle nuove esigenze. Ovviamente, le due versioni sono distinte, la prima esclude la seconda, ed hanno impatti differenti sui sistemi informativi.

Le funzioni di matchwin sono tutte indirizzabili attraverso web services e sono quindi molto semplici le operazioni di integrazione con altri sistemi.

 Vantaggi pratici

In sintesi, MatchWin velocizza le procedure di ricerca del debitore/fornitore e della fattura da saldare effettuando tutti i controlli necessari per un sicuro abbinamento tra le informazioni dei movimenti bancari e quelle dei dati contabili. Il tutto, con limitati interventi manuali da parte dell’utente.

Riconciliazione

 

RiescoWeb è un motore di riconciliazione universale che consente il confronto tra diverse entità contabili ed extra contabili. Utilizzato principalmente per la riconciliazione degli E/C Bancari con la Scheda Banche della CO.GE, con identiche modalità realizza le quadrature dei conti Transitori, Intercompany, delle Casse dei Punti Vendita, degli Ordini/Bolle/Fatture, delle Carte di Credito, Assegni, Conti Factor. Assolve pienamente le necessità di controllo e certifica e produce tutta la documentazione richiesta da Sindaci e Revisori. È un sistema Multisocietario, Multiconto, Multidivisa, Multiutente, Multilingua, tabellare e parametrico.

Flusso operativo

RiescoWeb ha un alto livello di automazione che riguarda sia la fase di acquisizione dei dati che quella di riconciliazione. Ogni operazione viene gestita in modo molto semplice e con un ridotto rischio di errore. Tra l’altro il sistema consente:

L’individuazione di tutti i dati anagrafici del conto.
La copia del file per l’eventuale trattamento differito del medesimo e per disporre di un archivio storico.
La visualizzazione del contenuto del file.
Il controllo degli eventuali movimenti già acquisiti oltre a quello sulle date e sui saldi per garantire la continuità temporale.
L’acquisizione dei dati del Conto/i e l’accodamento dei movimenti a quelli che NON sono stati Riconciliati nel Periodo precedente.

 RiescoWeb risolve la criticità del caricamento dei dati, in modalità batch o anche manuale:

Per quanto attiene ai file bancari: possiede un convertitore che permette di leggere e normalizzare tutti i tracciati disponibili segnalando, eventualmente, le anomalie.
Per quanto attiene ai file contabili: legge automaticamente tutto quanto è necessario in base ai parametri dei convertitori, gestibili dall’utente.
Si possono importare file di diversi formati tra i quali file di testo e file in formato Excel.
E’ estremamente flessibile perché è possibile parametrizzare sia le funzioni che le modalità operative.

Riconciliazione Automatica

Riesco Web gestisce diversi tipi di parametrizzazioni di riconciliazione con la possibilità di effettuarle in automatico su più coppie di conti in contemporanea.

Riconciliazione Manuale

RiescoWeb dispone, anche nella Riconciliazione Manuale, di potenti e flessibili funzioni di ordinamento, filtri di ricerca e raggruppamento che assistono l’operatore nella riconciliazione.

Ricerche

In tutte le riconciliazioni automatiche è possibile impostare e salvare diversi parametri di ricerca sulle diverse date contabili, sulle causali, sui riferimenti, su tutti i possibili codici e sul campo descrizione che può essere analizzato in ogni suo singolo dato. Nella riconciliazione automatica RiescoWeb è in grado di proporre abbinamenti “ambigui” in base ai parametri di riconciliazione utilizzati. Nello specifico  vengono evidenziate le diverse possibilità di abbinamento. Il sistema consente inoltre, se abilitata, la possibilità di effettuare abbinamenti con differenza sull’importo in aggiunta a tutti gli altri parametri di ricerca.

Reportistica

Tutte le anagrafiche, i risultati delle Riconciliazioni, i saldi e i dati visualizzati nelle griglie sono stampabili, ed esportabili in tutti i formati più comuni.

Sistemi alimentanti

RiescoWeb è un modulo indipendente che può essere alimentato da un qualunque sistema di tesoreria, di contabilità o di remote banking.

Tesoreria

 

 

E’ un applicativo in ambiente Windows che permette di integrare il mondo aziendale con quello bancario.

Di cosa si tratta

E’ un applicativo che permette di interfacciare il mondo aziendale con quello bancario. Il sistema è in grado di acquisire i flussi di  rendicontazione bancaria esportabili dai corporate  banking, trasformare  i movimenti bancari in movimenti in partita doppia confrontarli con i movimenti dispositivi aziendali e esportarli nei sistemi di contabilità o di tesoreria. Sul fronte societario si può interfacciare direttamente con la Contabilità Generale o con lo SGAT: il Sistema di Gestione Anticipata della Tesoreria di Fms Group con cui è completamente integrato.

Flusso operativo  

 Il sistema acquisisce i flussi di rendicontazione bancaria con frequenza  giornaliera e i movimenti di iniziativa aziendali provenienti dal sistema di tesoreria.

I movimenti bancari durante l’acquisizione vengono trasformati  in movimenti in partita doppia e trascodificati in movimenti societari analizzando le tabelle anagrafiche di configurazione in cui è possibile associare ad una causale bancaria una causale  societaria e una o più contropartita societaria.

I movimenti bancari importati  nel database vengono classificati  in base alla causale bancaria  in  movimenti da “certificare”, ossia da confrontare con i movimenti di iniziativa aziendale oppure in movimenti di iniziativa bancaria, ovvero movimenti che hanno tutte le caratteristiche necessarie per il loro riconoscimento  e il trattamento completamente automatico (ad esempio volture di cash pooling). Grazie a questa classificazione si riduce al minimo l’intervento dell’operatore.

La certificazione dei movimenti bancari con quelli aziendali può avvenire in modalità automatica oppure manuale. Sono previsti diversi tipologie di certifica:

1 movimento banca a fronte di 1 movimento aziendale.

1 movimento banca a fronte di N movimenti aziendali.

N movimenti banca a fronte di 1 movimento aziendale.

N movimenti banca a fronte di N movimenti aziendali.

Nelle certifiche automatiche è possibile impostare dei range su data Valuta e o data operazione.

I movimenti  confermati vengono esportati in Sgat che a  fronte di questo aggiornamento avrà i saldi bancari e la movimentazione allineata con quella bancaria. In Sgat dopo l’importazione dei movimenti confermati in Gatewin i movimenti certificati cambieranno di stato diventando da movimenti provisori movimenti certi mentre i movimenti di iniziativa bancaria verranno aggiunti.

Controlli previsti

I flussi bancari prima di essere importati in Gatewin vengono verificati onde evitare di acquisire flussi errati.

I controlli sono di due tipi:

Controlli temporali: evitano l’acquisizione doppia di un flusso e verificano che vi sia una sequenza temporale corretta.

Controlli sulla movimentazione: viene verificato che il saldo finale presente sul flusso per ogni conto  sia coerente con il saldo iniziale  e con  la somma degli importi dei movimenti.

Report e log

 Tutte le importazioni e le esportazioni dall’applicazione sono loggate in una apposita tabella.

Aspetti tecnici

Il sistema è stato sviluppato su piattaforma Windows con tecnologia client server.

Vantaggi pratici

 Una scelta vincente di Gatewin consiste nel trattare i movimenti della banca e dell’azienda in un “ambiente protetto”  e non direttamente nell’archivio movimenti della tesoreria o della contabilità generale.

Inoltre tramite gli automatismi e i controlli presenti in Gatewin le operazioni di aggiornamento della tesoreria e o della contabilità sono  tempestivi e certificati.

Tesoreria

 

SGAT – Sistema di Gestione Anticipata della Tesoreria è uno strumento operativo di gestione finanziaria che offre una soluzione globale ai problemi ricorrenti dell’attività di tesoreria.

 

Di cosa si tratta

E’ un sistema multidivisa,multilingua,multisocietario,multifiliale,multidivisione che può essere integrato con il sistema Contabile e i servizi del Cash Management bancari. Supporta le attività tipiche di Tesoreria di Gruppo accentrata o decentrata con operazioni intersocietarie e di cashpooling.

SGAT consente di gestire tutte le linee di credito, i rapporti bancari e intersocietari normalmente intrattenuti da una società industriale, commerciale,finanziaria e assicurativa.

SGAT controlla gli utilizzi dei fidi e le condizioni applicate dalle banche rispetto a quelle codificate nelle anagrafiche dell’applicazione.

“L’intelligenza del sistema” e il grado  di automazione è gestibile con semplicità associando alle causali,alle contropartite e allo status del movimento determinati “eventi” liberamente programmabili dagli utenti come ad esempio:

  • Il calcolo degli interessi tramite le generazione del report Estratto conto scalare alla data selezionata  con la generazione del movimento bancario.
  • La creazione automatica di lettere e di disposizioni alle banche ed alle controparti a fronte di operazioni registrate nel sistema che prevedono pagamenti o giroconti/girofondi.
  • La possibilità di impostare dei criteri di registrazione (“schemi contabili”) al fine di ridurre il numero di errori di digitazione.

Flusso operativo 

Tutte le causali necessarie per movimentare  i tipi linea gestiti dal sistema sono già predisposte con la possibilità di personalizzazione da parte dell’utente.

SGAT permette di gestire diversi tipi di movimenti:

  • Budget
  • Movimenti S
  • Movimenti P
  • Movimenti R
  • Movimenti C

Secondo le logiche dell’applicazione i movimenti di tipo C sono quelli registrati ex-novo dalla contabile bancaria. Il movimento di tipo P o R  indica una operazione di iniziativa aziendale registrata dall’azienda prima dell’esecuzione in banca (disposizioni o preavvisi di incasso).

I movimenti P saranno contabilizzati all’arrivo della contabile bancaria, quelli di tipo R sono contabilizzati sulla base della disposizione.

All’arrivo della contabile bancaria i movimenti di tipo P o R vengono certificati tramite Gatewin oppure manualmente, generando, nel caso dei P delle prime note contabili.

Per le disposizioni registrate o acquisite in Sgat dalla Coge (movimenti di tipo P o R) l’applicazione calcola la data valuta,le spese e le commissioni analizzando le condizioni inserite nelle tabelle anagrafiche.

E’ possibile caricare manualmente o acquisire tramite file i singoli movimenti di incasso/pagamento stimati (Movimenti S) scaricandoli automaticamente all’atto della registrazione  in Sgat dei movimenti effettivi.

E’ possibile caricare manualmente o  acquisire tramite file le previsioni mensili del Budget di Cassa a livello di Codici Finanziari definiti dall’utente come raggruppamento di contropartite o a livello di contropartita. I dati delle previsioni mensili possono essere confrontati con i flussi di cassa consuntivi provenienti da Sgat.

E’ possibile caricare manualmente o acquisire tramite file le previsioni di incasso e pagamento già disponibili in azienda e inserire manualmente le altre entrate e uscite di cassa già conosciute (affitti,utentze,tasse,contributi personale, ecc.).

Interfacce

SGAT è un sistema aperto e può essere alimentato:

  • Dai sistemi ERP.
  • Dai sistemi di remote banking (sistema cash management Gatewin).
  • Manualmente.

A sua volta alimenta la contabilità generale generando le prime note relative ai movimenti di iniziativa bancaria (spese,commissioni,interessi,insoluti ecc.) o alle operazioni finanziarie disposte dalla tesoreria (Girofondi/giroconti ecc..).

Report e log 

Tutti i report presenti in SGAT sono esportabili in diversi formati (Excel,word,rtf.pdf ecc.).

I report sono suddivisi in base alla tipologia:

  • Stampe operative:
    •  Proiezione saldi
    • Situazione Banca
    • Situazione finanziamenti
    • Lista differenze
    • Analisi finanziaria globale
    • Analisi indebitamento
    • Scadenziario portafoglio
    • Scadenziario finanziamenti
    • Ecc..
    • Estratti conto:
      • Capitale
      • Scalare
      • Finanziamenti
      • Portafoglio
      • Stampe contabili:
        • Scheda contabile
        • Riconciliazione E/C
        • Consuntivi:
          • Consuntivo cassa
          • Consuntivo banca
          • Alcuni report come ad esempio la Proiezione saldi o il Consuntivo cassa possono essere consolidati a livello di società.

Tutte le importazioni o esportazioni effettuate nell’applicazione sono memorizzate in una tabella di log in cui viene memorizzato la dataora dell’importazione/esportazione e l’utente che ha effettuato l’attività.

Aspetti tecnici 

Il sistema è stato sviluppato su piattaforma Windows con tecnologia client server. Utilizza come database Microsoft SQL Server.

Vantaggi pratici

SGAT aiuta l’azienda a raggiungere un maggior controllo sulle operazioni bancarie, maggior efficienza nella tesoreria aziendale e un miglioramento delle condizioni bancarie.

SGAT fornisce attraverso la reportistica una visione chiara,completa e aggiornata della tesoreria, fornendo tutte le informazioni operative e gestionali necessarie per prendere le migliori decisioni finanziarie.